Leanin ehkä tunnetuin menetelmä on 5S, joka oikein oivallettuna ja viiden askeleen mallilla toteutettuna luo paljon mahdollisuuksia sujuvaan ja virtaavaan prosessiin soveltuen kaikille toimialoille konepajasta, terveydenhuoltoon ja julkiselle sektorille. 5S on hukan poistoa eli ylimääräisen etsimisen, hakemisen ja odotuksen minimointia, jossa myös työolosuhteet ja ergonomia ovat tärkeässä roolissa menetelmän käyttöönotossa.

Nykyään moni toimiala on lisännyt 6:n askeleen mukaan Lean5S-toimintamalliin eli puhutaan yleisesti Safety (Turvallisuus, Suojelu) -askeleesta, joka on aiemmin ollut erillisenä toimintona organisaatioissa, ollen erittäin tärkeä osa joka päiväisessä työssä, toimialasta riippumatta.

Kun puhutaan Leanistä niin ihan ensimmäisenä ei missään nimessä kannata mennä ns. menetelmät edellä. Eli kun halutaan olla Lean-yritys, niin ’’otetaan 5S tai 6S meillekin käyttöön, niin silloin olemme Lean”. Valitettavan usein näissä tapauksissa on 5S tai 6S menetelmä jäänyt hetkelliseksi toiminnaksi ja siitä tulee ns. ”siivouskampanja” joka tehdään vaikka 3kk:n välein.

Lean ajattelussa on taustalla syvempi ajatusmalli kokonaisuudesta ja prosessien kehittämisestä virtaavimmiksi, tästä esimerkkinä vaikka aiempi blogikirjoitus kolmen P:n Lean johtamisperiaatteesta –Purpose-Process-People. Siksi ennen menetelmien implementointia suositellaankin Leanin perusymmärryksen lisäämistä, joka tapahtuu valmentamalla organisaation/yrityksen henkilökunta ensin Lean perusperiaatteisiin. Käytännössä tämä noudattaa viiden askeleen mallia, jossa opitaan ensin tunnistamaan oman prosessin virtausyksiköt ja prosessista seuraavat asiat:

  1. Arvoa tuottavat toiminnot
  2. Prosessin arvoketjut ja tunnistamaan niissä esiintyviä hukkatekijöitä (8 hukkaa)
  3. Virtaus, virtautetaan prosessit poistamalla hukkaa
  4. Tarveimu, voidaan alkaa miettimään prosessille tarveimua, vähennetään prosessin virtausyksikön, materiaalien ja henkilöiden odotusaikoja, yms.
  5. Täydellisuus, siihen pyritään, mutta uusia hukkia nousee aina esille, joten aloitetaan alusta ja seurataan ja ylläpidetään toimintoja mm. päivittäisjohtamisen kautta

Tämä kokonaisuus perustuu olennaisena osana koko Lean-toimintaan. Pyrkimällä ymmärtämään nämä ennen mainitut asiat aina asiakkaan näkökannalta katsottuna, tekeminenkin näyttää usein hieman erilaiselta. Pyritään tekemään oikeita asioita juuri oikeaan aikaan, näin näemme hukkia ihan eri näkökulmasta. Leanin olennaisen osan ymmärtämisen jälkeen on helppo lähteä viemään 5S tai 6S hanketta organisaatiossa eteenpäin, kaikilla on näkemys miksi näitä alueita kannattaa laittaa kuntoon ja miksi niitä ylläpidetään ja seurataan.

Mitä Lean 5S on?

  • Lean 5S on yksi Lean tuottavuusfilosofian menetelmä, joka keskittyy työpaikkojen organisointiin ja työmenetelmien standardointiin niin, että työn tuottavuus kasvaa merkittävästi.
  • Lean 5S menetelmän avulla päivittäisen työn suorittamisesta poistetaan jatkuvasti hukkatekijöitä, jotka vievät turhaa työaikaa (kapasiteettia) ja synnyttävät siksi täysin turhia kustannuksia.
  • Lean 5S toimintamalli parantaa laatua ja turvallisuutta, sekä luo miellyttävän ja tuottavan työympäristön.

Jo itsessään ”pelkkä 5S” ottaa vahvasti kantaa turvallisuusasioihin ja niitä pitää jatkuvasti kehittää jo 5S:n mallissa. Tämä muutos 5S -> 6S on yleensä kiinni yrityksen tahtotilasta, halutaanko 6S ottaa mukaan tähän vai pitää Safety-osio erillisenä. Paljon riippuu siitä, mitä asioita tarkastellaan päivittäin, viikoittain ja kuukausittain eli miten laajaksi asiat halutaan ja minkä koetaan olevan riittävä taso ko. toimialalla. Tärkeintä on tietysti se, että meillä on toimiva 5S malli olemassa vanhastaan tai varmistetaan uuden luomisessa, että perusymmärrys Leanista on olemassa.

Lean5S / 6S implementoidaan askeleittain (viiden tai kuuden askeleen kokonaisuutena)

  1. Sort – Selvitä Poistetaan kaikki tarpeettomat tarvikkeet, työkalut, paperit, yms. työpisteiltä/alueilta, joita ei siellä tarvita.
  2. Set in Order –Säilytä Kaikille säilytettäville nimikkeille määritellään oma paikka.
  3. Shine –Siivoa Siivotaan alue täydellisesti ja pidetään asiat siinä järjestyksessä mihin ne on määritetty.
  4. Standardize –Standardoi Standardoidaan parhaat rutiinit ja määritellään esim. päivittäiset ja viikottaiset ylläpidon toiminnot.
  5. Sustain – Seuraa Seurataan sovittuja asioita mm. määritellyllä seurantamallilla ja puututaan, jos poikkeamia ylläpidon osalta havaittavissa.
  6. Safety-Suojelu (Turvallisuus) Luodaan turvallinen työympäristö ja seurataan myös turvallisuuteen liittyviä asioita.

Jokainen tietysti haluaa turvallisen työympäristön, mutta jotkut kokevat, että turvallisuuden on oltava oma, erillinen ’luokkansa’, joten siksi 6S. Toiset sanovat, että turvallisuus on selkeästi katettu 5S-menetelmässä, toiset ovat sitä mieltä, että se pitää olla erillisenä katselmointina. Molemmat tavat ovat mielestäni oikein, koska turvallisuutta ei koskaan voi korostaa liikaa ja epäkohdat ovat joka tapauksessa tuotava heti esille.Oikein oivallettuna ja sovellettuna käytäntöön 5S/6S on menetelmä erittäin toimiva jokaisella toimialalla ja mahdollistaa työn tekemisen sujuvuuden kokonaisvaltaisesti ja luo miellyttävän ja turvallisen työympäristön. Kaikkein tärkeintä on seurata yhdessä sovittuja asioita ylläpidossa ja puuttua mahdollisiin epäkohtiin heti. Kun 4S (meille tärkeät asiat ylläpidossa määritettynä työpisteen/alueen osalta) ja 5S (seurataan meille tärkeitä asioita, turvallisuus ja työpisteen/alueen toimivuus) ovat kunnossa ja tehdään asiat sovitusti, niin erillisiä ”siivoustalkoita” ei enää tarvita ollenkaan. Työtapaturmat vähenevät ja mahdollisesti turvallisuuteen liittyvät erilliset tarkastuskierrokset saadaan suoritettua yhdessä tämän 6S menetelmän seurannan kautta, kun on määritetty riittävästi tarkastettavia kohteita.

Itse Lean ja siihen liittyvät menetelmät ovat erittäin yksinkertaisia asioita ja ihan maalaisjärkeä käyttämällä pääsee jo todella pitkälle. 5S tai 6S menetelmään ja sen onnistumiseen tarvitaan ihan kaikkia organisaatiossa. Ihan ensimmäiseksi meillä pitää olla johdon tuki! Toimitaan sovitusti joka organisaatiotasolla, tehdään sovitut asiat päivittäin sujuvuuteen ja turvallisuuteen liittyen, sekä seurataan asioita sovitusti ja näin siitä tulee nopeasti organisaation normaali toimintamalli. Lean ei siis ole mikään projekti, se alkaa mutta ei pääty koskaan, sillä kehittämistä riittää aina ja se on Lean-ajattelijan suola jatkuvassa parantamisessa!

 

 

Aurinkoista kesää kaikille!

Petri Takatalo

 

 

 

 

 

Toivottaa Lean-valmentaja Petri