Jälleen kerran olen lukenut lehtiä ja haaviin jäi tällä kertaa eräänä sunnuntaina aamuteetä hörppiessäni Aamulehden pääkirjoitus, jossa päätoimittaja ihasteli joidenkin kassojen taitoa lukea ostettavien tuotteiden viivakoodit nopeasti ilman turhia liikkeitä. Lue pääkirjoitus tästä.

Kehittäjänä ja valmentajana juttua lukiessani mieleeni tulee tietysti ensimmäiseksi sana ”Miksi” eli miksi kassan täytyy pyöritellä tuotteita ja etsiä viivakoodia? Ratkaisukeskeisenä seuraava ajatukseni olikin lisätä useampia viivakoodeja tuotteeseen – neliömäisessä paketissa jokaiselle sivulle? Tai muuttaa lukija pallon muotoiseksi jolloin koodi luetaan ilman kääntelyä tuotteen mennessä skannerin läpi. Tarkoitus ei ole kuitenkaan hypätä ratkaisuun, joten jätetään niiden miettiminen ja siirrytään seuraavaan ajatukseen.

Seuraavaksi mietin, että miksi kassa pyörittelee viivakoodit esiin vaikka ko. piste on linjalla yleensä pullonkaula. Asiakkaana on tietenkin sallittua latoa ostokset keoksi liukuhihnalle ja pakata tavaroita ostoskasseihin samaan aikaan kassan etsiessä ostosten viivakoodeja.

Muutetaanpa esimerkki työelämään ja mietitään tätä ”ostoskassaprosessia” virtausoptimoidusti ostoskärrystä viivakoodinlukuun asti. Unohdetaan hetkeksi, että ostosten linjalle nostelija on kaupan kuningas eli asiakas ja ”alennetaan” hänet edelliseen vaiheen työntekijäksi.

Jonossa tulee yleensä odotusta esimerkiksi kassan rahastaessa edellistä eli kassaprosessissa tavaroiden hihnalle nostelijalla on odotusta, kassan ollessa ”pullonkaula”. Tämä sallii sen, että ostoskorista tavaroita nosteleva voisi latoa tavaroita linjalle hiukan kauemmin ja pyöräyttää tuotteen viivakoodin jo valmiiksi lukijaan päin. Samalla tavarat voisi laittaa hihnalle jonoksi eli yhden kappaleen virraksi eikä viittä eri tuotetta päällekkäin tai rinnakkain – kassa pystyy lukemaan kuitenkin vain yhden viivakoodin kerrallaan. Kassan aloittaessa tämän ostoserän lukemisen tuotteet sujahtavat linjalta läpi rivakasti ja kokonaisläpimenoaika on pienempi.

Kysehän yllä olevassa esimerkissä on siitä kuka pyörittää tuotteen oikeinpäin lukijalle. Resurssi- ja osaoptimoinnissa ei mietitä kuinka kesken oleva työ/toimituserä/ostokset/raportti siirtyy tekijältä toiselle ja onko seuraavalle vaiheelle työntekemisen edellytykset kunnossa vai tippuuko viestikapula välillä sen siirtyessä kädestä toiseen? Pääasia on, että oma homma saadaan pois käsistä mahdollisimman tehokkaasti ja nopeasti, jotta voidaan sitten katsella ja ihmetellä seuraavan vaiheen selviytymistä teemoilla: ”mitäs sieltä tällä kertaa tulikaan” tai ”saas nähdä kuinka selviävät”. Kuinka helppoa onkaan suunnittelussa luonnostella tarvittava asia ”klubiaskin” kanteen tai määritellä sanallisesti: ”samanlainen kuin viimeksi, mutta muutetaan tosta vähän”. Sitten jälkeenpäin ihmetellään – yleensä oikein porukalla, että tulikos lopputuloksesta sellainen kuin toivottiin. Monissa tapauksissa määrittelijä ja tekijä näkevät erilaisen vision omassa päässään miltä lopputulos näyttää (lopputulos on yleensä lähempänä tekijän visiota 😊). Tai tuleeko raportin koostajalle tiedot jäsennellysti vai ”kasa” dokumentteja/tiedostoja joista etsimällä saadaan koostettua haluttu raportti.

Esimerkissäni sorrutaan osa-optimointiin, koska siinä unohdetaan maksaminen sekä tavaroiden pakkaaminen ostoskassiin eli ei tarkastella koko prosessia ja sen virtausta. Halusin esimerkissäni nyt vain tarkastella viestikapulan vaihtoa ja työntekemisen edellytyksiä työvaiheiden välillä sekä prosessin osa-optimointia.

Kuinka teidän yrityksessä siirretään viestikapula kädestä toiseen?

Syötätkö sinä työelämässä seuraavalle pelaajalle suoraan lapaan vai heitätkö vain pitkän päätyyn kehottaen luistelemaan kovaa perään (mielellään nopeammin kuin vastustaja) ja hakemaan kiekon kulmasta taas omille?
Monesti kyseessä oleva työ on tehtävä joka tapauksessa jossakin kohtaa prosessia – tässähän on kyse siitä, tehdäänkö se tiiminä vai yksilösuoritteina toisen tehdessä työn ja toisen sillä aikaa odotellessa.

Kaikki jotka ovat jaksaneet lukea tänne asti, pidättävät tietysti nyt henkeään, että kuinka Kari hoitaa homman kassalla?

Olen jo jonkin aikaa ajatellut kassatapahtumaa tiimipelinä ja virtauksena. Yleensä kaupassa käydessäni pyöräytän viivakoodit lukijaa kohti ja teen linjalle yhden kappaleen virran – no, maksimissaan kaksi tavaraa vierekkäin. Välillä tulee tunne, että saan pahaa silmää takanani jonottavilta, kun en kasaa kaikkia tavaroita yhdeksi vuoreksi pienemmälle pinta-alalle vaan tuhlailen tilaa liukuhihnalta. Sekä siitä etten nostele tavaroita hihnalle, jos se ei liiku, vaikka sinne mahtuisikin kolme vierekkäin. Kassanhoitajat eivät varmaankaan yleensä huomaa eroa muihin asiakkaisiin, paitsi yksi lähikauppani kassa kiitti avustani toisella kerralla hänen kassallaan asioidessani. Oli huomannut jo edellisellä kerralla ja rohkaistui toisella kerralla mietiskelemään ääneen: ”Etteivät ostokset varmaankaan vahingossa menneet linjalle näin kassaystävällisesti”? Välillä minullakin on huono päivä ja roti hukassa. Silloin poikkean standardistani ja tavarat menevät kassalinjalle miten sattuu.

Älkää siis pahastuko, jos satutte samaan ostosjonoon kanssani ja vien paljon tilaa liukuhihnalla kaupassa asioidessani. Kokonaisläpimenoaikani on oletettavasti kuitenkin nopeampi näin – luotan tässä kohtaa virtauksen mahtiin enkä ole kaivanut sekkaria esiin kassalla.

Suosittelen lukemaan Aamulehden pääkirjoituksen kokonaan – se on ajatuksia herättävä. Sen loppuosa yksityiskohdista sekä mikä on asiakkaalle oleellista, vie ajatukseni arvovirtakartoituksessa aika-ajoin kohtaamaani vaikeuteen määritellä oikea yksityiskohtien käsittelytaso prosessin tarkastelulle. Arvovirtakartoittajille on välillä vaikeutena muistaa tarkastellaanko tekemistä oman työn tekemisen kautta vai miltä tekeminen näyttää asiakkaan silmin. Näistä saisi oman juttunsa eli jätetään niiden kuvittelu tällä kertaa oman ajatuksenne varaan.

Sujuvaa arkea kaikille! Kesä on alullaan lomien alkaessa pyöriä. Omasta puolestani hyvää ja rentouttavaa lomaa kaikille Lean5anomien lukijoille – muistakaa kuitenkin välillä miettiä mitä käsistänne lähtee seuraavaan prosessivaiheeseen niin töissä kuin vapaa-ajallakin.

Lean-valmentaja Kari

Kari Siik