Lean5 on tehnyt yhteistyötä Salon kaupungin kanssa jo muutaman vuoden ajan. Homma lähti liikkeelle pilotista, joka koski kaupungin sisäistä laskutusta. Hyvien kokemusten jälkeen Lean-kulttuuri on lähtenyt hienosti liikkeelle kaupunkiorganisaatiossa ja yhä useampia prosesseja on kehitetty Leanin avulla. Yksi ainutlaatuisempia Lean-tekoja on ollut muun muassa kaupungin päätöksenteon Leanaus, johon olennaisesti liittyy päivittäinen johtaminen. Salon kaupungin kehittämispalveluiden esimies ja sisäinen Lean-agentti kertoo alla olevassa tekstissään juuri käyttöön otetusta päivittäisen johtamisen taulusta ja siihen liittyvistä vaikutuksista kaupungin johtoryhmän näkökulmasta. Keep it going Salo!

Päätöksentekoa ja päivittäistä johtamista

Olemme Salon kaupungilla tehneet kolmisen vuotta Lean-hankkeita ja olemme nyt ottamassa seuraavaa askelta kohti jatkuvan parantamisen toimintamallia. Kuluneen kevään aikana olemme rakentaneet kaupungin johtoryhmälle päivittäisen johtamisen (PJ-taulu) taulun, jonka ääreen kaupungin johto kokoontuu säännöllisesti tarkastelemaan kaupungin asioita. Taulu on henkilökunnalle näkyvällä paikalla koko ajan, josta tilanteet voi kuka tahansa yhdellä silmäyksellä todeta. Standardoitu PJ-taulun läpikäynti on kerran kuussa johtoryhmän kesken.

Päätöksenteon arvovirtaketjun laputtamista virkamiesten ja luottamusmiesten kesken.

 

Ensimmäinen versio PJ-taulusta L5-Teemun, kaupunginjohtaja Rantakokon ja kehittämispalveluiden esimiehen Hyvärisen tutkailtavana.

 

Taulussa on neljä näkökulmaa: elinvoima ja työpaikat, henkilöstö, palvelut ja hyvinvointi sekä talous. Lisäksi katsotaan isompien hankkeiden tilanne ja ajankohtaiset toimintaan vaikuttavat ilmiöt. Lopuksi johtoryhmän jäsenet nostavat esiin viimeisen kuukauden onnistumisia. Taulun tavoite on fokusoida johtoryhmän toiminta riittävästi kaupungin strategisiin tavoitteisiin sekä kokonaisuuden ohjaamiseen ja tuoda myös kaupungin tavoitteet ja mittarit henkilökunnan näkyville, joka päivä.

PJ-taulun versio 2.0. Jatkuvan parantamisen taktiikalla tätäkin taulua kehitetään koko ajan paremmaksi ja informatiivisemmaksi.

 

Jokainen johtoryhmän jäsen antaa omat kommenttinsa ja mittarinsa PJ-taululle kerran kuussa.

 

Uusimpana juttuna aloitimme juuri Lean-talon rakentamisen eli teemme yhteistyössä Lean5:n kanssa aitoa toimintamallia jatkuvan parantamisen organisaatiolle. Hanke tähtää uudenlaisen toimintatavan luomiseen, joka lisää jatkuvuutta ja systemaattisuutta kehittämistoimintaan ja kaupungin johtamiseen. Työ aloitetaan avainhenkilöiden haastatteluilla, josta saadaan hyvä kuva nykytilasta ja toiminnan laadusta. Uuden kaupunginjohtajan johdolla kesäkuussa jatkamme tätä työtä ja aloitamme talomallin hahmottelun. Malli tulee parantamaan ja tehostamaan kaupungin kehittämistoimintaa ja aikaansaa yhdenmukaisen tavan toimia ja kehittää asioita. Odotukset hankkeen suhteen ovat korkealla.

Janne Hyvärinen

Kehittämispalveluiden esimies

Salon kaupunki