Varmasti jokainen Lean-ajattelumalliin tutustunut on jossain vaiheessa törmännyt tai itse ajatellut jotenkin näin: ”ei tämä Lean kyllä meille sovi, kun meidän ympäristö on niin erilainen”. Kuitenkin kun on lähdetty rohkeasti tutustumaan Lean-ajatusmalliin ja erityisesti miettimään mitä Lean tarkoittaa juuri omassa ympäristössä, onkin huomattu, ettei se oma toimintaympäristö loppujen lopuksi ollutkaan niin erilainen. Monissa valmennuksissa tämä epäilys tulee vastaan, mikä on luonnollista, mutta käytännönläheisellä valmentamisella omassa ympäristössä päästään hyvin nopeasti havaitsemaan Lean-toimintatavan edut ja merkitys.

Eikö se olekaan vain autoteollisuuden juttu? Miksi sitten Lean toimii kaikilla toimialoilla ja eri ympäristöissä? Yksinkertainen vastaus tähän on sana: prosessi.

Kaikissa ympäristöissä meillä on prosesseja, joiden mukaisesti toimimme (tai ainakin pitäisi toimia), ja jotka ohjaavat tekemistä. Lean-ajattelumallin keskiössä on asiakas ja prosesseja kehitetään niin, että saamme tuotettua mahdollisimman paljon arvoa asiakkaalle. Jotta näin voidaan toimia, meidän täytyy tuntea prosessimme käytännön tekemisen tasolla. Entäpä kun meille tulee joku muutos olemassa olevaan ympäristöön? Mitä silloin tapahtuu?

Peruskysymykset ovatkin:

  • Tunnetko prosessisi tekemisen tasolla?
  • Miten otamme uuden prosessin käyttöön?
  • Miten seuraamme ja kehitämme prosessejamme asiakaslähtöisesti?

Olen aikaisemminkin tuonut esiin Lean-ajatusmallin ja menetelmien toimivuutta kotiympäristössä. Otetaan esimerkki tästä asiakaslähtöisestä prosessikehittämisestä omakohtaisen tapahtuman myötä, eli tilanteesta, kun perheemme ruokavahvuus lisääntyi nelijalkaisella ystävällä.

Lähtötilanne

  • Arki ja rutiinit pyörivät totutulla tavalla vuosien kokemuksella
  • Kenelläkään ei aikaisempaa käytännön kokemusta koirista

Tahtotila: Uusi perheenjäsen on luonnollinen osa jokapäiväistä elämää.

Tahtotilaan päästäksemme kokonaisuus voidaan pilkkoa eri osiin, eli prosessivaiheisiin. Yksi ensimmäisistä vaiheista vilkkaan pennun kanssa oli sisäsiistiksi oppiminen. Kasvattajalta saamamme ohjeistus oli yksinkertainen: herääminen -> ulos, leikki -> ulos, ruoka -> ulos, eli käytännössä ulos, ulos, ulos, ulos, ulos.

Miten sitten muodostamme tämän päivittäisen prosessin ja ennen kaikkea alamme ymmärtää, miten tämän vilkkaan vipeltäjän prosessi toimii? Lasten kanssa keskustellessa tuli hyvin selkeästi esille eräs Leanin keskeisimmistä ajatusmalleista: Päivittäisjohtaminen. Kyselin ajatuksia lapsiltani ja hyvin pian tämä ajatus tuli lasten puolelta kysymyksenä: ”isi, voisiko meillä olla eteisessä valkotaulu, johon voisimme tehdä merkinnät eri tapahtumista päivän mittaan?” Siitä se ajatus sitten lähti.

Eli tuumasta toimeen ja prosessissa työskentelevät (lapset + vanhemmat) saman pöydän ääreen ideoimaan, millä tavalla valkotaulua voisi hyödyntää tässä prosessissa. Kynät ja ruutupaperit olivat ahkerassa käytössä ja ensimmäinen versio syntyi hyvin nopeasti: viikkokalenteri sopiviin aika-osioihin jaettuna ja toiminnat siitä, mitä seurata visuaalisesti merkittynä.

Taulun ensimmäinen versio

Tärkeintä oli ymmärtää eri prosessin toimintojen linkkautuminen ja vaikuttaminen toisiinsa. Esimerkiksi ulkona olemisen pituudella ei ollut niin suurta merkitystä kuin sillä, että ulkona ollaan käyty ja asiakkaan haluama ”output” tehty.

Asiakkaan tarve muuttuu luonnollisesti kasvun myötä ja prosessin täytyy muokkautua niin, että asiakkaan tarpeet tulee jälleen täytettyä. Prosessin seurannan sekä mittaamisen ja sitä kautta prosessin toiminnan muuttaminen on tällöin olennainen askel. Näin toimien päivittäisen johtamisen taulu kehittyi seuraavaan versioon, jossa esim. ulkoilun pituudella on merkitystä.

Jatkokehitetty versio taulusta

Oman ja lasten kokemusten mukaan Leanin päivittäisjohtamisen periaatteet soveltuivat erittäin hyvin uuden prosessin ymmärtämiseen, seurantaan ja jatkokehittämiseen. Ensimmäisen prosessivaiheen (sisäsiisteys) menestyksekkään implementoinnin myötä taulu on edelleen aktiivisessa käytössä ja kehittynyt edelleen. Taulun tuomat edut ovat selkeät ja näitä ovat mm:

  • Resurssien jako päivätasolla (ulkoilutukset)
  • Muutosten hallinta ja kommunikointi
  • Toteuman seuranta
  • Poikkeamat tulevat esille
  • Prosessin jatkokehitystarpeet mietitään yhdessä

Prosessin tyytyväinen asiakas

Asiakaslähtöiseen prosessikehittämiseen kannustaen!

Lean-valmentaja Matti & Vili