Kävimme jälleen Tampereella (ah, ihana kaupunki! toim.huom.) pitämässä Lean-infoa, jossa tällä kertaa näkökulmana oli Lean julkishallinnossa. Leaniä on viime vuosina otettu käyttöön myös julkisella sektorilla, vaikka se tutumpaa onkin teollisuuden puolella. Myös me olemme saaneet olla mukana useiden julkisten toimijoiden matkoissa mukana ja senpä vuoksi pyysimme myös Lean-infoomme konkreettisiksi esimerkeiksi asiakkaitamme – tästä vielä isot kiitokset Jannelle ja Annelle!

Kun valmentajamme Kari ja Teemu olivat käyneet Leanin perusteet tiiviisti läpi, olikin aika siirtyä esimerkkien pariin. Osallistujilla oli kaikilla jo jonkin verran ajatuksia ja kokemuksia Leanistä ja eniten juuri oli kiinnostusta kuulla Lean-matkalle lähteneiltä organisaatioilta siitä, miten ja miksi kaikki alkoi, mitä on tehty ja mitä lopulta saavutettu.

Salon kaupungissa Leaniä on toteutettu vuodesta 2014 lähtien. Tilaisuudessa kehittämispalveluiden esimies Janne Hyvärinen kertoi Salon kokemuksia, aina lähtökohdista tämän hetken tekemiseen ja tuloksiin saakka. Salo lähti aikoinaan liikkeelle Lean5:n tekemän kartoituksen ja sekä yhdessä sovitun kokeilupilotin kautta. Sisäiseen laskutukseen kohdistuneesta pilotista saadut hyvät tulokset ja osallistujien innostus kannustivat jatkamaan eteenpäin ja lopputuloksena kaupungissa on tällä hetkellä toteutettu jo useita kymmeniä eri prosessien Leanauksia. Isompina Lean-esimerkkeinä Janne kertoi kaupungin lasten- ja nuortenpalveluiden prosessien kehittämisestä sekä kaupungin päätöksentekoprosessin Leanauksesta ja päivittäisen johtamisen -taulun käyttöönotosta. Lopputuloksena asioiden virtausta on saatu nopeutettua, asiakaspalvelua parannettua ja ennen kaikkea henkilökunnan työhyvinvointia lisättyä.

Janne Hyvärinen, Salon kaupunki

Anne Norström, koulutus- ja tutkimuspäällikkö Turun Ammattikorkeakoulun kemiantekniikan yksiköstä, kertoi puolestaan oppilaitoksen kokemuksia Leanistä. Lähtökohta oli se, että oppilaita pitää saada vuodessa tietty määrä valmiiksi, jotta oppilaitos pystyy toimimaan kannattavasti. Mutta toteutuuko tavoitteet ja kuinka ison hässäkän kautta?

”Laputukseen” eli arvovirtakartoitukseen (VSM=Value Stream Mapping) otettiin kaksi valmistumiseen hyvin olennaisesti vaikuttavaa prosessia: lukujärjestysprosessi sekä opinnäytetyöprosessi. Tässä työskentelymuodossa prosessien nykytila hahmottui konkreettisesti ja niistä voitiin heti vähentää työvaiheita ja parantaa asiakkaan eli opiskelijan virtausta. Kemiantekniikan yksikössä asioita vietiin myös syvemmälle käyttäen 5S-menetelmää laboratorioissa, joissa muutokset ovat olleet todella isoja. Enää ei labroissa ole sekaista, tavaroita hukassa, ”äitisi ei siivoa täällä” -lappuja jne.

Vaikka Annen yksikön Lean-matka on vasta melko alkuvaiheessa, on tuloksia jo saatu: opiskelijoiden valmistumisprosentti on pysynyt tarvittavalla tasolla ja sitä voidaan seurata helpommin, henkilöstön työhyvinvointi parantunut selkeytettyjen prosessien ansiosta, palaverien määrä on vähentynyt ja asiat otetaan sujuvasti esille päivittäisissä aamupalavereissa Lean-johtamisen mallin mukaisesti. Toki haasteitakin on ollut. Esimerkiksi alussa oli hieman hankalaa muuttaa fokusta omasta tekemisestä määritellyn virtausyksikön eli opiskelijan näkökulmaan. Mutta loppujen lopuksi haasteet ovat olleet hyvin pieniä positiivisiin lopputuloksiin nähden.

Anne Norström, Turun Ammattikorkeakoulu

Loppuun on pakko vielä nostaa yhden osallistujan suusta kuultu lausahdus:

”Tämä on ollut kyllä ehdottomasti paras Lean-tilaisuus, missä olen ollut.”

Maksuttoman Lean-kartoituksen voi kuka tahansa tilata meiltä tästä.