Oleellinen osa Lean-filosofiaa on ”Kaizen” eli jatkuva parantaminen. Tähänkin osa-alueeseen lienee lähes yhtä monta tulokulmaa kuin on tulkitsijaa ja toteuttajaa. Mikä sitten on oikea tapa ja onko sellaista?

Jotkut vannovat DMAIC:n nimeen, toiset taas PDCA:n tai muun vastaavan ”metodin” nimeen, sen ollen kullekin se ainoa oikea tapa. Hetkittäin tuntuukin että filosofiasta tai periaatteesta on tullut päämäärää ja tuloksia tärkeämpää.

Perusperiaatehan kuitenkin molemmissa yllä mainituissa on systemaattinen lähestyminen ongelmaan tai haasteeseen ja tällä varmistaa riittävä perehtyminen asiaan, sen mahdollisiin aiheuttajiin ja oikeiden ihmisten avulla suunnitella sekä toteuttaa niin korjaavat kuin ennaltaehkäisevät toimenpiteet. Edellä mainittujen lisäksi oleellista on seuranta ja tulosten analysointi ennen täysimittaista käyttöönottoa, jolla varmistamme onnistumisen ja kestävät tulokset.

Kaiken kiireen ja paineen keskellä saattaa olla vaikea löytää oikeita resursseja ja yhteistä aikaa kunnollisen juurisyyanalyysin tekoon. Juurisyyanalyysi on kuitenkin aivan jatkuvan parantamisen ydin – ja juuri siinä meillä yleensä onkin suurin kiusaus oikaista. Useimmiten tämä perustuu vahvaan ja uskottavaan mielipiteeseen: ”kyllä minä tiedän mistä tämä johtuu…”, jonka esittää yhteisön riittävän kokemuksen omaava, uskottava jäsen. Näin säästämme valtavasti aikaa ja vaivaa, koska tarjolla on helppo ja ”oikea” ratkaisu – ja ei muuta kuin implementoimaan!

Koska riittävää analyysia ei ”ehditä” tehdä ja eri näkökulmia vertailla ja sulkea pois potentiaalisia aiheuttajia – saatamme päätyä veikkaamaan ”väärää hevosta”. Kolikkoa heittämällä pääsisimme lähes yhtä luotettavaan lopputulokseen.

Siksi suosittelenkin käyttämään yksinkertaista metodia kuten 5 x Miksi?, joka kaikilla on periaatteessa jo valmiiksi mukana työkalupakissa. Sitä tukemaan ja visualisoimaan, esim. kalanruoto-kaavio (Ishikawa) toimii hyvin ja sitäkin voi muokata ja muovata omiin tarpeisiin sopivaksi – mikä toimii ko. ympäristössä. Formaatti ei ole ydin, vaan tarpeet ja päämäärä.

Kuten Lean-filosofiassa ylipäänsä, niin jatkuvassa parantamisessakin ovat ihmiset keskiössä. Ihmiset, jotka tietävät prosessin todellisen tilan, sen yksityiskohdat ja haasteet. Juuri nämä jäsenet ovat kultaakin kalliimpia ongelmanratkaisuryhmän muodostamisessa. Heidän asiantuntijuus on juurikin se voimavara, jolla systemaattinen ongelmanratkaisu toimii ja johtaa oikeisiin, kestäviin tuloksiin – samalla tehokkaasti vähennämme hukkaa #8 eli ”osaamisen alihyödyntäminen” – puhumattakaan jatkuvan parantamisen motivoivasta vaikutuksesta.

Mikä on jatkuvan parantamisen tärkein ja oikea työkalu?

Kuten alussa jo totesimme, menetelmiä, metodeja ja periaatteita ongelmien systemaattiseen lähestymiseen on lukuisia. Mikä sopii yhdelle, ei välttämättä sovi toiselle ja tämä riippuu paljolti myös prosessista, ympäristöstä, ihmisistä ja heidän osaamisestaan, yrityksen kulttuurista, jne.

Tärkeintä kuitenkin on pitää menetelmät ja metodit yksinkertaisina ja varmistaa näin kaikkien mahdollisuus osallistua – ”rakettitiedettä” tämä ei ole ja himmeleitä ei kannata rakentaa.

Lopputuloksen kannalta ei ole ratkaisevaa käytämmekö esim. A3 mallia vai 8D – ihmiset tekevät sisällön ja tekevät esim. juurisyyanalyysin. Käytettävä formaatti on vain kehys tai runko jatkuvan parantamisen ja systemaattisen ongelmanratkaisun kuvaamiseen, jäsentelyyn sekä seurantaan. Formaatin vangiksi ei kannata jäädä vaan käyttää mallia joka toimii, muokata sitä omiin tarpeisiin sopivaksi ja sitäkin jatkuvasti parantaa – ja useimmiten yksinkertainen toimii parhaiten.

Terveisin,

Jyrki ”Lean-matkailija” Kuusisto

Jyrki Kuusisto